Redacción del acta de asamblea: su valor, un tema que siempre trae debate. Introducción al ART2062 D

Por Dra. Diana Sevitz

Lo que suceda dentro del seno de una asamblea debe quedar documentado. Para ello el consorcio debe contar con un libro “de actas” llevado en debida forma. Ello se encuentra consagrado en el art 9º inc.) De la ley 3524 modificatoria de la ley 941, siempre que estemos dentro del ámbito de la Ciudad de Buenos Aires.

Para el resto del país esta normativa no rige.

En general las actas quedan redactadas de dos formas diametralmente opuestas: A) O se escribe en forma sucinta algunas manifestaciones de los concurrentes y sus decisiones.

B) O se escriben en su totalidad todos los dichos de los propietarios o apoderados que estuvieron presentes.

No es necesario que el acta se confeccione textualmente, debe quedar asentado: 1) mociones, las opiniones concretas y las decisiones llevadas a cabo.-

No existe demasiada rigurosidad en la confección del acta, deberá exponerse con claridad lo resuelto, lo votado y una síntesis de la deliberación. Así lo ha entendido la jurisprudencia:

”El acta debe reflejar la realidad de lo acontecido en la reunión a que se convocara a los propietarios, desde que la posibilidad de que fuera un simple acuerdo de voluntades sin la previa deliberación, frustraría el procedimiento del art. 10 de la ley 13512. CNCIV Sala A 23/5/58 LL 91-227”

La forma de redacción es libre. Cualquier persona puede hacerlo escribiendo como mejor pueda, siempre y cuando el texto quede comprensible y claro para los que ulteriormente la lean comprendan lo acontecido y decidido.-

La Asamblea de copropietarios es un acto "formal", el instrumento que se redacte en su consecuencia debe seguir algunas formas básicas que regula la ley vigente.-

Contenido del acta: la fecha, hora de inicio y finalización, conforme la ley 3254 (siempre que estemos dentro del ámbito de la CABA), lugar de celebración de la Asamblea. Deberá constar el tema del Orden del Día, lo que se trató, así como la deliberación y también lo que se resolvió mediante la votación de los asistentes; también el recuento de votos , designación de presidente, secretario de actas ,dos o más propietarios elegidos para suscribir al final.

El "Acta" debe redactarse en el momento, es una práctica poco recomendada redactarla días posteriores, ya que traerá un sinfín de problemas, entre ellos impugnaciones que pueden conllevar a nulidades posteriores. Todo ello puede llevar a alguien a interpretar algo de manera incorrecta; omitir involuntariamente algo de lo acordado; redactar mal una frase y por lo tanto darle otro sentido etc. Lo óptimo es que sea redactada ante los presentes por la persona designada para hacerlo, por lo general y según lo disponga el Reglamento de Copropiedad, el Secretario de Actas. Como la Asamblea de copropietarios es un acto FORMAL, el instrumento que se redacte en su consecuencia (el acta de la Asamblea) debe seguir algunas formas básicas que regula la ley vigente para cualquier instrumento que se celebre "inter aliae actae" (que significa "entre partes”).

PROPIEDAD HORIZONTAL. Asambleas. Actas no asentadas en el libro rubricado.

Toda vez que las resoluciones adoptadas por la asamblea de copropietarios deben cumplir con los requisitos de citación, deliberación y decisión a través del voto de la mayoría suficiente para el acto del cual se trate, los cuales deben quedar asentados en el libro de actas respectivo (art. 5º del decreto 18.734/49, reglamentario de la ley 13.512), si el acta no fue labrada en el libro debidamente rubricado, resulta inoponible a la comunidad consorcial. (Sumario Nº14740 de la Base de Datos de la Secretaría de Jurisprudencia de la Cámara Civil - Boletín N° 16/2002). DOPPLER, Enrique c/ CONSORCIO SUIPACHA 858 s/ COBRO DE HONORARIOS PROFESIONALES (Sentencia Definitiva - CNCIV - Sala E - Nro. de Recurso: E335373 - Fecha: 19-12-01 - Vocal Preopinante: MIRAS.) Citar: el Dial - AE191F Copyright © - elDial.com - Editorial albrematica.

Al respecto quiero aclarar sobre las impugnaciones que se pueden efectuar a las actas de asambleas Impugnar es dejar constancia de que no se está de acuerdo con lo resuelto, pero esto no le da derecho a que las cosas se cambien conforme a su gusto o a su entendimiento, a que las cosas deberían haber sido de otra manera. Si un propietario se queja y por eso impugna diciendo que el acta no se confeccionó en el momento, sin hacer un juicio de valor, si es o no verdad lo manifestado por el mismo, las actas se hacen en el momento, con el único fin de dar validez a lo que en ellas se escribe y no dar lugar a impugnaciones o nulidades. El fin de que se nombre a dos propietarios para su firma es la aprobación del texto y se entiende que éstos dan fe y es como si todos lo hubieran firmado. No es necesario que se consigne textualmente lo manifestado, basta un resumen de lo acontecido, respetando al veracidad de los dichos. El administrador luego remite una copia, y si el reglamento lo prescribe se entiende que hay un plazo de 30 días para su impugnación. “Es improcedente la nulidad de una asamblea del consorcio de propietarios si ha sido tácitamente confirmada por la parte que podía invocar el vicio capaz de invalidarla.” (Cámara Nacional Especial Civil y Comercial, Sala IV, Agosto 5, 1980). Y además para que esta impugnación tenga algún valor, se deberá interponer una acción de nulidad en sede judicial, ya que las asambleas gozan de validez, hasta que una sentencia judicial declare lo contrario. La ley 13.512, Art. 10 imponía un Libro de Actas de asambleas como obligatorio para el consorcio El fundamento es "QUE QUEDE UN REGISTRO ORDENADO" de lo tratado y resuelto en un libro previamente rubricado y que, de no tener enmiendas y tachaduras, hace fe de sus anotaciones ante los demás. Además es de cumplimiento obligatorio el envío de dicha acta, a cada propietario, al momento de convocarse una asamblea ordinaria o extraordinaria conforme lo normado por el art. 9 inc) J ley 3254 modificatoria ley 941 dentro del ámbito de la CABA).-

¿Qué sucedería en el caso que el acta de la asamblea, como forma instrumental de la decisión de los copropietarios, es argüida de falsedad? ¿Implicase con ello la pretensión de que si es falsa, y por lo tanto nula como forma, el fondo (la decisión de la asamblea) cae, por consecuencia, también arrastrado por esa nulidad?

He encontrado un fallo interesante en el NÚMERO 841 ABRIL - MAYO - JUNIO REVISTA DEL NOTARIADO en el cual se llegan a las siguientes conclusiones que pone un poco de luz a la cuestión:

"Estarse a la validez instrumental del acta" (conclusión de la sentenciante de primera instancia). Vale decir, por tal consecuencia, porque el acta (forma instrumental) es válida, se sigue que la decisión adoptada por la asamblea, el fondo, es por consiguiente válida. El acta estaba elevada a escritura pública.-

Sin abrir juicio acerca de la naturaleza jurídica del acta de la asamblea como instrumento del acto jurídico que es la decisión de toda asamblea de copropietarios, debemos recordar, a propósito de la actuación notarial aludida, que el art. 993 del Cód. Civil establece que "El instrumento público hace plena fe hasta que sea argüido de falso, por acción civil o criminal, de la existencia material de los hechos, que el oficial público hubiese anunciado como cumplido por él mismo, o que han pasado en su presencia". Investigando un poco en otras legislaciones, la española nos aporta otra mirada: “El acta de la reunión de la Junta de propietarios no es más que un mero y simple documento privado, al cual, la jurisprudencia, ha venido negando el carácter constitutivo y su eficacia «ad probationem», que no se establece expresamente en la Ley de Propiedad Horizontal y que por su importancia procesal no puede interpretarse en tal sentido (sentencias de la Sala de lo Civil del Tribunal Supremo de 25 de febrero de 1988 - EDJ 1988/1542-, 11 de noviembre de 1988 -EDJ 1988/8905-, 2 de marzo de 1992 -EDJ 1992/1985-, 19 de julio de 1993 -EDJ 1993/7313-, 10 de julio de 1995 -EDJ 1995/4670-).

Pudiendo cualquiera de los propietarios del edificio sostener que lo verdaderamente acontecido en la Junta de propietarios fue algo distinto de lo que aparece reflejado en el acta, mediante el ejercicio de la acción de rectificación del acta, que debe ser estimada de probarse que lo reflejado en el acta fue algo diferente de lo realmente ocurrido en la Junta de propietarios”.

INTRODUCCION DEL ART. 2062 DEL NUEVO CODIGO CIVIL Y COMERCIAL Este nuevo artículo nos aclara un poco el panorama Artículo 2062.- Actas. Sin perjuicio de los restantes libros referidos a la administración del consorcio, es obligatorio llevar un Libro de Actas de Asamblea y un Libro de Registro de firmas de los propietarios. Debe labrarse acta de cada asamblea en el libro respectivo, en el que los presentes deben firmar como constancia de su asistencia. Las firmas que suscriben cada asamblea deben ser cotejadas por el administrador con las firmas originales registradas. Las actas deben confeccionarse por un secretario de actas elegido por los propietarios; éstas deben contener el resumen de lo deliberado y la transcripción de las decisiones adoptadas o, en su caso, propuestas por la mayoría de los presentes, y ser firmadas por el presidente de la asamblea y dos propietarios. Al pie de cada acta, el administrador debe dejar constancia de las comunicaciones enviadas a los ausentes, de las oposiciones recibidas y de las eventuales conformidades expresas El Dr. Kiper nos explica en dónde se inspiró este artículo: en el art. 2004 del Proyecto de 1998 y recoge la experiencia práctica de lo que sucede en las asambleas y en la administración.- . No hay en la ley 13.512 una norma similar, pero sí en su Decreto reglamentario la última parte dice que el administrador debe dejar constancia de las “comunicaciones enviadas a los ausentes”, “de las oposiciones recibidas”, y de “las eventuales conformidades expresas”. Ocurre que hay comunicaciones antes de la asamblea, lo que no armoniza con el segundo párrafo del art. 2060, pero también tiende a agilizar la toma de decisiones, máxime teniendo en cuenta que puede una mayoría de presentes proponer decisiones (Art. 2060 cit.). Aun teniendo en cuenta que el art. 2062 dispone que debe labrarse acta "de cada asamblea” en el “Libro de Actas de Asamblea”, dado que, como se dijo, está prevista la transcripción de la consulta individual posterior como manifestación de voluntad consorcial no asamblearia, no hay razones para dejar de exigir que las decisiones unánimes de los propietarios no reunidos en asamblea (art. 2059) también deban constar en el Libro de Actas. Como conclusión cabe señalar que los mejores recaudos que puede adoptar el administrador para evitar los problemas asamblearios consisten en:

1) Cumplimentar estrictamente la forma y plazos de citación, especialmente cuando se advierten posibles controversias

2) Redactar el Orden del Día de las asambleas con la mayor claridad posible, para que no se susciten dudas acerca de la realidad de los asuntos a considerar

3) De ser posible, consignar las mayorías que reglamentariamente se requieren para el tratamiento de algún punto en particular

4) Si la complejidad de la cuestión excede el marco de otras experiencias previas, requerir alguna clase de asesoramiento.-